総務と経理の兼任がつらい人へ｜負担の分担と職場選びの確認点

総務と経理の兼任がつらいときは、まず「締切のある処理」「途中で入る依頼」「一人で抱えている確認責任」に分けて、上司へ担当の見直しを相談しましょう。月次の締め作業中も電話や設備対応が続くなら、自分の処理速度だけを改善しても、集中する時間を確保できません。

（経理と総務の兼任者は激務でしんどい？）

今の職場で分担を変えられるなら、残って改善する。経理の経験を広げたいなら、担当業務と学びたい仕事を整理する。相談しても体制が変わらないなら、兼任範囲と確認者を比べながら次の職場を検討する。この順に、今の自分に合う行動を選んでみてください。

総務と経理の兼任がつらいのは、何が重なっているからか

例えば、支払準備を進めている途中に電話対応が入り、戻ったら設備の不具合を相談される。仕事は一つずつ片づけていても、残高確認や締め作業が後ろへ押されてしまうことがあります。

こんなときは、抱えている仕事を次の表に当てはめてみましょう。分担を相談するための整理例です。

「何でも忙しい」から一歩進めて、どの作業を、いつ、誰に分けたいのかまで書くのがポイントです。作業量そのものが多い場合と、確認待ちや割込みで進まない場合とでは、相談したい内容も変わります。

経理・総務・労務の違いを、担当業務で整理する

経理は入出金や帳簿、決算に関わる仕事、総務は文書や設備、社内運営に関わる仕事を担います。労務には勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなどがあります。

職務の概要は厚生労働省のjob tagの経理事務、総務事務、人事事務で確認できます。

給与計算は経理事務と人事事務の双方で紹介されている業務です。「総務経理」という職種名だけで担当を判断せず、計算、確認、振込、手続きに分けて、自社の受け持ちを書き出してみましょう。

上司への相談は、困りごとと変更案を一緒に伝える

業務の優先順位を明確にする

相談するときは、「兼任が大変です」に加えて、締切と作業への影響を伝えます。例えば、次のような言い方です。

「月次の残高確認中に電話や来客対応が入り、確認作業を終える時間が取れません。締め作業中の一次対応を分担し、急ぎでない依頼はまとめて受ける形にできないでしょうか。」

そのうえで、「優先する仕事」「ほかの人へ渡す仕事」「期限に間に合わないときの判断者」を決めます。安全に関わる設備トラブルなどは対応を急ぐ場合もあるため、経理を常に先にするのではなく、期限と緊急性を上司と共有しましょう。

依頼する相手と見直す時点まで決める

「手が空いた人にお願いする」だけでは担当が曖昧なままです。誰が一次対応をするか、誰が最終確認をするかを決め、次の締め作業後などに、確認待ちや未処理がどう変わったかを見直す機会を設けましょう。

相談メモは、次の項目で作れます。

対象の仕事：＿＿＿　締切：＿＿＿

途中で入る依頼：＿＿＿　止まっている作業：＿＿＿

分けたい作業：＿＿＿　担当の候補：＿＿＿

上司に決めてもらいたい優先順位・確認者：＿＿＿

変更後に振り返る時点：＿＿＿

会社の資料や従業員情報を、個人の端末や私用のクラウドへ持ち出す必要はありません。社内で認められた保存先に、相談に必要な範囲を整理してください。

ツール導入や外注の前に、確認者と手順を決める

同じ数字を別の表へ何度も入力しているなら、既存の会計ソフトや表計算の取り込み機能を確認する候補になります。一方、資料が集まらない、承認者が決まっていないといった問題は、先に依頼・確認の流れを見直したいところです。

改善案を出すときは、「どの入力を減らしたいか」「処理後に誰が確かめるか」「使える権限と費用」をセットにしましょう。新しいシステムの導入や外部への委託は、会社の承認と情報管理のルールに沿って検討します。

一人担当なら、まず支払前の確認と不在時の代理を相談する方法もあります。入力を速くすることに加え、自分以外も確認できる手順を用意する、という考え方です。

兼任経験を、次に伸ばしたい仕事へつなげる

兼任を続けるか迷ったら、「仕事の種類を広げたい」のか、「経理の仕事を深めたい」のかも整理してみてください。

例えば、入退社に伴う情報と給与の支払処理の両方に関わったなら、どの情報を誰から受け取り、何を照合していたかを書き出します。経理を深めたいなら、今の担当が仕訳入力までなのか、残高の差異確認や月次資料の作成まで含むのかを確かめましょう。

応募書類や面談では、担当業務、使ったシステム、処理の頻度、自分で判断した範囲と上司が確認した範囲を分けて伝えます。経理経験の整理は、実務経験とスキルの伝え方も参考になります。

資格の勉強を始める場合も、今困っている処理や次に担当したい仕事を先に挙げてみましょう。知識を補うことと、仕事量や分担を調整することは、それぞれ相談する内容が異なります。

残る・準備する・相談するを選ぶ目安

兼任以外にもつらさがある場合は、経理の仕事でつらさを感じる場面を手がかりに、仕事の内容と職場環境を分けて考えてみてください。企業規模も比較したい場合は中小企業と大企業の経理の違い、待遇面は経理の給料を考えるときの確認点へ進めます。

次の求人では「専任」という名前より、体制を確認する

職場を変える場合は、同じ負担を繰り返さないために、求人票と面接で次を確認しましょう。

求人情報だけで分からない点は、応募先や紹介担当者へ具体的に聞きましょう。今の職場で分担の調整を続けたい人は、まず担当変更と振返りの機会を相談してみてください。

経理経験を生かす転職を相談したい場合

経理の担当経験を生かせる別の職場を探したい人は、希望する業務範囲、勤務地、兼任の可否を整理して相談する方法もあります。ヒュープロの公式サイトには経理・財務などの求人区分があります。相談する場合は、これまでの担当業務を伝え、希望する地域・経験に合う求人があるか、繁忙時の分担や確認体制まで情報を得られるかを確かめましょう。

仕事の担当範囲がまだ整理できていない人は、先に本記事の棚卸しや質問表を使って希望条件をまとめてみてください。

相談先を一つに決める前に、各サービスの対象職種や相談方法を比べたい人は、経理転職エージェントの選び方も確認してください。

まずは今の仕事の中から、分けたい作業を選ぶことが出発点です。残る場合も転職を考える場合も、「誰と、どの仕事を、どう分担して働きたいか」を具体化していきましょう。